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Organisation Handbuch

 

Organisation Handbuch

Das Organisationshandbuch der NOGMA UG enthält die gegliederte Zusammenfassung der allgemein gültigen organisatorischen Regelungen und Vorschriften im Unternehmen. Es handelt sich dabei also um ein Nachschlagewerk, das schnell und umfassend über die Strukturen, Abläufe und Regeln im Unternehmen informieren soll. 

Dieses Handbuch ist Eigentum NOGMA Arbeitsvermittlung Wörthstrasse 62, 44149 Dortmund und urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung dieses Handbuches oder Auszüge daraus sowie Weitergabe an Dritte ist nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung des Geschäftsführers gestattet. Dieses Organisationshandbuch hat Dienstanweisungs-Charakter. Das Handbuch ist eine umfassende Unternehmens-Richtlinie und für alle Unternehmensbereiche der Gemeinnützigen Baugenossenschaft Musterstadt eG uneingeschränkt maßgeblich. 

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind verpflichtet, sich an die im Handbuch festgelegten Regelungen zu halten. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über Änderungen des Handbuchs

 

  1. Einleitung

 1.1 Vorwort der Geschäftsleitung

Das hier vorliegende Organisationshandbuch ist basierend auf den Forderungen der Normen DIN EN ISO 9001:2015 die Die Firma Nogma UG in der Zukunft anstrebt. Der Zweck des Organisationshandbuchs der NOGMA UG ist es die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität und Dienstleistungen festzulegen und zu regeln. Das Organisationshandbuch dient auch zu einer raschen Orientierung innerhalb der NOGMA UG.

Des Weiteren wird durch das Organisationshandbuch kurz und übersichtlich die Ablauf- und Aufbauorganisation, so wie die essenziellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der ausführenden und leitenden Mitarbeiter der NOGMA UG

Der erste Teil „Unternehmensgrundlagen“ enthält Informationen, die das Gesamtunternehmen betreffen.

Der zweite Teil informiert über die Aufbauorganisation und die Stellenbeschreibungen.

Der dritte Teil „Ablauforganisation“ definiert bereichsintern und bereichsübergreifend Arbeitsabläufe ordnet die Arbeitsschritte den Stellen zu.

Teil vier enthält die Unternehmensrichtlinien, der fünfte Teil Formulare, Serien- und Musterbriefe.

 

 

 

 

  1. Unternehmensgrundlagen

 

2.1Satzung / Gesellschaftsvertrag

 

2.2 Organe / Gremien / Mitgliedervertreter

 

Aufgabenbereiche im Unternehmen:

 

 

Aufgaben

Zuständig

Geschäftsführung / Leitung

Martin Nogiec

Vertrieb

Martin Nogiec

Perosnalbeschaffung

Martin Nogiec

Finanzen / ReWe

Martin Nogiec

 

 

2.3 Handelsregisterauszug / Firmierungen 

 

Nogma UG (Haftungsbeschränkt)

Wörthstrasse 62

44149 Dortmund

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Unternehmensleitbild

 

2.5 Corporate Design

 

 

 

2.6. Web Präsenz

An dieser Stelle des Organisationshandbuches findet sich der Link zu der NOGMA UG

Web Präsenz:

www.Nogma.de

www.facebook.com/NOGMAPersonalvermittlung

www.twitter.com/NOGMAnet

 

  1. AUFBAUORGANISATION

3.1. Organigramm

 Organigramm nach Aufgaben  und nach Bereichen Stand (01.10.12018)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. ABLAUFORGANISATION

Prozessbeschreibung Arbeitsvermittlung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Strategische Ausrichtung der Organisation

5.1. Qualitäts- und Arbeitsschutzpolitik

Im Rahmen der Unternehmerischen Sorgfaltspflicht hinsichtlich der Qualitätssicherung unserer Dienstleistungen, legen wir mit dem vorliegenden Organisationshandbuch unsere Qualitäts- und Arbeitschutzpolitik fest.

Durch diese Erklärung verpflichtet die oberste Leitung alle Mitarbeiter ihre Tätigkeiten gemäß den Beschreibungen dieses Organisationshandbuches und den nachgeschalteten auszuführen, um sicherzustellen, dass die Qualität aller Dienstleistungen unseres Unternehmens den selbstgestellten Anforderungen und den Erwartungen und Anforderungen der Kunden entspricht.

 

Um die stetig steigenden Anforderungen unserer Kunden und der Gesellschaft bezüglich Qualität und Arbeitssicherheit in unser unternehmerisches Handeln einzubringen, hat sich die NOGMA UG folgende Qualitäts- und Arbeitsschutzziele gesetzt

 

Durch das intakte Managementsystem der NOGMA UG stellt auf der Basis der Qualitäts- und Arbeitsschutzpolitik und der Ziele sicher, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ermöglicht wird.

 

5.2. Qualitätsziele

Die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen ist der entscheidende Erfolgsfaktor.

 

1. Wirtschaftlicher Erfolg

Wir verpflichten uns unseren Umsatz gesund und langfristig zu steigern.

 

 

2. Mitarbeiterzufriedenheit

Wir verpflichten uns, immer in gegenseitigem Respekt, kooperativem Umgang und offenem Kommunikationsverhalten mit unseren Mitarbeitern umzugehen und die Mitarbeiterzufriedenheit durch das interne Vorschlagswesen ständig zu ermitteln.

 

 

 

3. Information

Wir informieren regelmäßig alle Mitarbeiter oder kundenspezifische Teilbereiche über Neuigkeiten und prüfen durch Einweisungen den Informationsfluss. Nur in einem gut informierten Unternehmen können wir beste Leistungen erbringen.

 

 

4. Partnerschaften / Kooperationen

Wir erweitern und bewerten ständig unser Netzwerk von kompetenten Partnern in allen Dienstleistungssegmenten, damit auch in Umsatzpeaks oder Ausnahmesituationen eine Aufrechterhaltung der Arbeitsqualität gegeben ist. Nachhaltige Kooperationen mit gegenseitigem Nutzen werden immer bevorzugt.

 

 

5. Kundenzufriedenheit

Wir verpflichten uns, alle notwendigen Maßnahmen zu realisieren, um immer unseren Kundenforderungen gerecht zu werden und die daraus entstehende Kundenzufriedenheit öffentlich zugänglich zu machen.

 

 

 

6. Eignung

Wir setzen ausschließlich Mitarbeiter in die jeweiligen Stellen ein, die die notwendigen fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen für diese Stelle besitzen und im Bereich der Führungskräfte.

 

 

7. Fehler

Wir bevorzugen immer Maßnahmen zur Fehlervermeidung, da nichts wirtschaftlicher ist als Fehler erst gar nicht entstehen zu lassen. Sollten wir dennoch Fehler feststellen, erarbeiten und realisieren wir Korrekturmaßnahmen zur Behebung der Fehlerursachen.

 

 

8. Technik

Wir investieren in Technik und automatisieren Arbeitsabläufe, damit Arbeitsaufwand reduziert und Fehler eliminiert werden.

 

 

9. Sparteneröffnung

Wir streben an die Sparten Arbeitnehmerüberlassung, Bildungsträger zu eröffnen.

 

 

 

10. Spezialisierung

Wir möchten das Unternehmen zukünftig in Bezug auf das Dienstleistungssegment „Arbeitnehmerüberlassung und Bildungsstätte “ spezialisieren.

 

5.3. Arbeitsschutzziele

 

 

 

Die Gewährleistung der Arbeitssicherheit ist ein gleichwertiges Unternehmensziel neben den wirtschaftlichen Interessen sowie den Qualitätszielen.

 

 

1. Anforderungen        

Wir stellen sicher, dass wir alle zutreffenden Anforderungen der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes befolgen und, wann immer sinnvoll und möglich, über diesem Niveau liegen. Es ist unser zentrales Anliegen, die Einhaltung dieser Anforderungen ständig zu verbessern.

 

 

2. Verantwortung

Wir verpflichten uns als Führungskraft, in den eigenen Bereichen für die Arbeitssicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter zuständig und direkt verantwortlich zu sein. Wir sind den Mitarbeitern ein Vorbild und motivieren diese ständig zur höchsten Arbeitssicherheit.

 

 

3. Unfälle

Wir analysieren konsequent die Umstände, die zu einem Unfall am Arbeitsplatz führten oder hätten führen können, und veranlassen Korrekturmaßnahmen, denn Unfälle sind nie Zufälle.

 

 

5.4. Risiko- und Chancenmanagement

   Bei jeder unternehmerischen Entscheidung gibt es Chancen und Risiken, die gegeneinander abgewogen werden müssen. Das gilt für Abläufe auf Ebene der Geschäftsleitung sowohl wie auf der fachlichen Ebene. Das Risikomanagement ist kein eigenständiger Prozess, sondern ein in die Planungs-Prozesse integrierter Bestandteil. Welche Prozesse relevant und betroffen sind, wird in der ersten Bestandsaufnahme festgelegt und jährlich in der Managementbewertung überprüft. Als Basis einer systematischen Einordnung von Risiken dienen allgemeingültigen Kriterien in der Kombination der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schadenshöhe, eingeteilt in klar umrissene Cluster hoch/mittel/gering.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zur Visualisierung dient eine Risikomatrix

 

 

Im Einzelfall, z.B. bei Investitionen in neues Equipment, sind spezifisch ausgerichtete Risikokategorien zu bilden, um eine angemessene Bewertung vornehmen zu können. Den Risiken stehen in ebenso systematisch ermittelter Form die Chancen gegenüber. Überwiegen die Risiken, so werden Gegenmaßnahmen entwickelt. Diese hängen vom jeweiligen Einzelfall ab.


Gegenmaßnahmen sind darauf hin zu überprüfen, ob das angestrebte Ziel erreicht wurde. Wo dies nicht der Fall ist, müssen weitere Gegenmaßnahmen beschlossen werden.

 

 

5.5. Planung des Integrierten Managementsystems

Wir planen das integrierte Managementsystem zeitnah in das Unternehmen einzubauen und dien auch nach DIN 9001: 2015 zu zertifizieren.

 

 

 

 

 

 

 

  1. Management von Ressourcen

 6.1 Bereitstellung von Ressourcen

Die Arbeitsumgebung des Unternehmens stellt eine Kombination aus menschlichen und   physikalischen Faktoren dar, welche die Motivation, Zufriedenheit und Leistung aller Personen beeinflussen und potenziell die Leistung der Unternehmung erhöhen können.

Unsere Unternehmung hat diese Forderung erkannt und stellt die dafür notwendigen Ressourcen zur Verfügung.

 

6.2. Personelle Ressourcen

Unser Unternehmen arbeitet mit Online Portalen wie:

 

Wir haben Maßnahmen umgesetzt, mit deren Hilfe sichergestellt wird, dass alle mit qualitätsrelevanten Tätigkeiten betrauten Personen geschult und weitergebildet werden.

An interne Mitarbeiter haben wir folgende Anforderungen gesetzt:

  • Einschlägige Kenntnisse
  • souveränes Auftreten
  • Bereitschaft zum Probearbeiten
  • Verschwiegenheit
  • Bereitschaft zur Selbstbewertung


Die Personalentwicklung / Personalbeschaffung sorgt dafür, dass die internen Seminare und  entsprechend den Bedürfnissen in der zukunft  organisiert, durchgeführt und dokumentiert werden.

 

 

 

  1. Messung, Analyse und Verbesserung

 7.1. Messung, Analyse und Verbesserung

Die systematische Messung des integrierten Managementsystems, der Kundenzufriedenheit, die Durchführung von internen Audits, die Messung der Leistung unserer Dienstleistung, das systematische Vorgehen bei Lenkung fehlerhafter Dienstleistungen, die Verbesserung unseres Unternehmens und das Abarbeiten von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ist uns ein wichtiges Anliegen.

 

7.2. Messung und Überwachung

7.2.1. Kundenzufriedenheit

Bei jeder Dienstleistung wird die Zufriedenheit der Kunden erfasst. Am Ende jeder Dienstleistung wird umfassend und schriftlich ausgewertet und Unstimmigkeiten werden beantwortet. Falls Störungen im Ablauf erkannt worden.

7.3. Überwachung und Messung von Prozessen

Wir messen laufend die Ergebnisse der aufgeführten Prozesse. Die Ergebnisse werden direkt mit den betroffenen Bereichen in den wöchentlichen Meetings besprochen.

Falls die Prozessergebnisse nicht befriedigend verbessert werden können, wird gem. Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen verfahren.

 

7.4. Datenanalyse

Wir werten ausgewählte Daten systematisch aus. Diese Daten ermöglichen uns die Leitung der Unternehmung.

Zu den laufend auszuwertenden Daten zählen

  • Gewinn und Verlust
  • Kundenzufriedenheit
  • Störungen im Ablauf
  • Korrektur- & Vorbeugemaßnahmen
  • Kapazitäten und weitere ausgewählte kaufmännische Betriebsdaten.

 

Maßnahmen werden in den Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen festgehalten und überwacht.

 

 

 

 

 

7.5. Verbesserung

7.5.1. Ständige Verbesserung

Unser Unternehmen hat sich der ständigen Verbesserung verpflichtet (siehe Qualitäts- und Arbeitsschutzpolitk). Informationen und Verbesserungsvorschläge erhalten wir von

  • Kunden,
  • Mitarbeitern,
  • Marktentwicklungen,
  • Auditoren,
  • Datenanalysen

 

Wir befragen unsere Kunden stets nach Verbesserungen. Wir verbessern die Prozesse und wartet nicht, bis solche Verbesserungsgelegenheiten durch Korrekturmaßnahmen aufgedeckt werden.

 

7.5.2. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Die Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sind ausgegliedert in die Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, die für die dazugehörigen Stellen in der Digitalen Datenbank Online zu finden sind.

 

 

  1. FORMULARE, MUSTER- UND SERIENBRIEFE

 

8.1 Unternehmensweit gültige und Abteilungsspezifische Dateien / Formulare

 

NOGMA UG Briefbogen

Checkliste Facharbeiter

Checkliste Sicherheitskräfte

NOGMA Stundennachweis

Vermittlungsvertrag für Arbeitnehmer

Vermittlungsvertrag für Arbeitgeber

NOGMA Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

 

 

 

  1. INFORMATIONEN

9.1. Verzeichnisse

    Telefon / Kontakt Verzeichnis 

NOGMA UG (haftungsbeschränkt)
Wörthstrasse 62, 44149 Dortmund
Tel.: +491520/8309149
E-Mail: info@nogma.de

 

  1. URHEBERRECHTSCHUTZ

Das vorliegende Organisationshandbuch wurde auf Grundlage einer von der NOGMA UG entwickelten Basisdatei unter zu Hilfenahme der Software Microsoft Word erstellt. Diese Basisdatei, in welcher die Aufbausystematik entwickelt und durch Links implementiert wurde, stellt das geistige Eigentum der NOGMA UG dar und ist urheberrechtlich geschützt. Eine Veränderung, Weitergabe oder Verwendung über den mit der NOGMA UG   vertraglich geregelten Zweck hinaus ist verboten.